Wissenstransfer in Bibliotheken – wie bleibt Wissen in meiner Einrichtung?

Bibliotheksmitarbeiter*innen verlassen nach vielen Dienstjahren die Einrichtung in Richtung Ruhestand – aber wie bleibt ihr Wissen erhalten? Mit welchen Methoden  und Werkzeugen lässt sich das oft über Jahrzehnte gewachsene Fach- und Erfahrungswissen der „von Board“ gehenden Mitarbeitenden dokumentieren und nachnutzbar machen, damit es der Einrichtung nicht verloren geht? Sowohl Fachkräftemangel als auch der demographische Wandel stellen Bibliotheken vor Herausforderungen. Umso sinnvoller erscheint ein geregeltes Offboarding-Verfahren, das einen besonderen Schwerpunkt auf Dokumentation und Erhalt des Wissens der gehenden Person legt.

Die Vorteile einer Wissenssicherung für die Einrichtung liegen darin, dass das Wissen im Unternehmen verbleibt und effiziente Einarbeitungspläne erstellt werden können, wodurch neue Mitarbeitende schneller eingearbeitet werden können. Die nachfolgende Person profitiert von dem persönlich aufgebauten Netzwerk des Vorgängers oder der Vorgängerin und ist schneller mit den Kollegen und Kolleginnen auf einem Wissenstand. Aber auch die ihre berufliche Tätigkeit reflektierende Person, die die Einrichtung verlässt, erhält Wertschätzung und Motivation durch das Interesse an ihrem Arbeitsgebiet.

Berichtet wird aus einem Praxisprojekt im Rahmen des MaLis-Studiengangs an der TH Köln, das 2024/2025 an der UB Mainz durchgeführt wurde: eine scheidende Fachreferentin wurde in ihrem Offboarding begleitet. Aus einer praktischen Perspektive heraus werden verschiedene angewandte Methoden und Werkzeuge der Wissenssicherung vorgestellt, so die Erstellung von Wissenslandkarten, Durchführung von Interviews und Story Tellings, die Erarbeitung von Key-Documents und on-the-job-training. Anhand dieser werden der Nutzen für die UB Mainz anhand ausgewählter Beispiele illustriert. Erfahrungen aus dem Projekt werden reflektiert, Möglichkeiten, Vor- und Nachteile und Voraussetzungen für ein stärkerinstitutionalisiertes Offboarding an wissenschaftlichen Bibliotheken werden vor dem Hintergrund der UB Mainz diskutiert.